GÖRGÜ KURALLARI

TELEFONLA KONUŞMA

• Telefon, sosyal yaşamda, iş çevrelerinde, dostluk ilişkilerinde ve toplumda özenle kullanılması gereken çok yararlı bir araçtır. Ancak, bu yararın elde edilmesi, bu araçtan yeterli ölçüde istifade edilmesine, nasıl istifade edileceğinin bilinmesine ve telefonla konuşma tekniklerinin tam olarak uygulanmasına bağlıdır. Aşağıda belirtilen bazı temel kurallara uyulduğunda, yararlı ve başarılı sonuçlar alınabilecektir.

• - Telefon konuşması bütün hassasiyetinizin, dikkatinizin ve nezaketinizin bir anda kullanılacağı belki de yegane andır. Telefonu açınca ilk yapılacak iş, kendinizi gayet nazik bir şekilde takdim etmektir.

  "İstikbal Muhasip Ali ”

  “…Resturant Mazlum ”

  “Burası 395 26 30 buyurun”

  “Buyurun efendim” gibi.

• Telefonla birisi arandığında karşı taraf kendini takdim etmemişse, “Kimsiniz” tabiri kullanılmamalıdır. “Kiminle görüşüyorum efendim” veya “Ahmet Beyle mi görüşüyorum” gibi, daha nazik ifadeler kullanılmalıdır.

• Eğer arayan şahıs ismini söylememişse ve o telefonla sizden başka birisi ile görüşmek istiyorsa, “Kim aradı diyeyim veya kimin aradığını sorabilir miyim” gibi yumuşak ifadeler kullanılmalıdır.

• Telefonla aranılan kişi evde veya yerinde bulunmaması halinde, konunun merak edilecek bir yönü olmadığını, kendisinin tekrar telefon edeceğini söylemek saygılı bir davranıştır. Aksi takdirde veya “Ahmet Bey aradı” demek, karşı tarafta merak uyandıracak ve sizi aramalarını zorlamak gibi arzu edilmeyen bir durum yaratılmış olacaktır.

• Umumi telefonları kullanırken çok uzun görüşme yapılarak telefon meşgul edilmemelidir.

• Yanlış numaraya telefon edildiğinde mutlaka en kibar şekilde özür dilenmelidir. Keza karşı tarafta da anlayışlı ve yumuşak bir üslup hakim olmalıdır.

• Cevap vermeyen numara gereğinden fazla çaldırılmamalıdır.

• Amirinizle, üstünüzle, sosyal ve kültürel alanda ve yaşça sizden büyük birisiyle telefonu ilk kapayan siz olmayınız. Telefon konuşmasını bitirmek büyüğün hakkıdır. Bu, hem üstlerin, hem de astların bilmesi ve uygulaması gereken önemli bir prensiptir. Konuşmanın, sonuna gelindiği hissedildiğinde ast / küçük, makul bir süre üstün telefonu kapatmasını beklemeli, “ tık” sesini duyduktan sonra kapatmalıdır.

• Evinizde sizden mevki makam ve rütbe tibarıyla daha büyük, saygın bir bey veya bayan veya amiriniz varken size telefon geldiğinde, müsaade alarak konuşulmalıdır. Bu konuşma kısa sürmeli, misafirler yanlız bırakılmamalıdır. Gerekirse sizi arayana “ben sizi arayacağım” deyip konuşma bitirilmelidir.

• Odanızda bir misafiriniz varken telefon geldiğinde, telefon eden şahsın da misafirinizi tanıyabileceği ihtimali karşısında “yanımda kim var biliyor musun, görüşmek istermisin” gibi misafiri ve karşı tarafı zor durumda bırakabilecek davranışlardan kaçınmak gerekir. zira her iki taraftan biri, sizin bilmediğiniz bir nedenle görüşmek istemezse, siz hiç neden yokken arzu edilmeyen bir soğuk durum yaratmış olursunuz.

• Telefon konuşması ne çok hızlı, ne de yavaş olmalıdır. Çabuk konuşulunca sözcükler silinir, hemen hemen sözlerin yarısı kulağa gelmeden kaybolup gider.

• Ağızda sigara,ciklet varken ve herhangi bir şey yerken konuşulmamalıdır.

• Konuşurken karşı tarafın kulağına öksürülmez, mecbur kalınırsa ahize biraz ağızdan uzaklaştırılmalı, elle kapatılmalı ve mutlaka “afedersiniz” deyip özür dilenmelidir.

• Telefondaki sesiniz sizsiniz. Her ne kadar telin diğer ucunda ne yüzünüz, ne de jestleriniz görülmezse de, ses tonunuza biraz canlılık, biraz tatlılık ve kibarlık katmanız, dinleyicinin üzerinde çok olumlu etki yapacaktır.

• Telefon edilen kişinin evinde veya iş yerinde telefon çaldığı sırada yanlız olmayabileceği başka konuk veya konuklarla meşgul olabileceği, bazı konuları sonra görüşmek isteyebileceği dikkate alınmalıdır.

• Telefon, normal bir sesi iletmek için düşünülmüştür. Yüksek sesle konuşmak sesi karıştırır,dinleyicinin işitip anlamasına engel olur. Bu bakımdan telefonla konuşurken bağırarak ve yüksek sesle değil, fakat uygun bir ses tonu ile konuşmak oldukça önemlidir. Ekseriya karşı taraf sizi zor duyuyor düşüncesiyle otomatik olarak yüksek sesle konuşmak temayülü mevcuttur. Yapılan denemelerde, yüksek sestonu ile konuşan şahıstan (örneğin, 4 ses tonu ile), ses tonunu 2’ye indirmesi istenmiş ve karşı tarafın duymasında hiçbir azalma olmadığı saptanmıştır. Dolayısıyla yüksek ses tonu ile konuşmak, boşuna gayret sarf etmek ve etrafı rahatsız etmekten başka hiçbir işe yaramamaktadır. Yüksek sesle konuşmak mecburiyetinde kalındığında büronuzun / odanızın kapısını mutlaka kapatınız.

• Bir eve telefon edilecekse zamanı iyi seçmeli, sabah 09.00’dan önce, akşam 22. 00’den sonra ve yemek zamanları mecbur kalınmadıkça telefon edilmemelidir.

• Telefon konuşmaları, karşı taraftaki kişinin işi olacağı veya bir başkasının telefonu kullanmak isteyebileceği düşünülerek fazla uzun tutulmamalıdır.

• - Çok zor görüşme sağlanabilen hatlarda ve çeşitli nedenlerle telefonun her an kesilme ihtimali olan durumlarda, çok kısa nezaket cümlesi başlangıcından sonra, hemen ana konuya girip konuşmak, zaman kalırsa diğer konuları konuşmak, önemli konuşma tekniklerinden birini teşkil eder. Aksi takdirde iletmek istediğiniz mesajı iletemeden telefon kapanmış olabilir.

• Başkasının evindeki telefonu kullanmamak için özen gösterilmelidir. Kullanmak gerekirse,

  1.Müsaade alınmalı,

  2.Uzun konuşulmamalı,

  3.Şehirlerarası ve kıtalararası konuşma yapılmamalıdır.

• Telefonla konuşurken odanıza mevki ve makam bakımından ve yaşça üstün birisi girmişse, hemen ayağa kalkarak telefonla konuştuğunuz kimseye bir dakika diyerek, ahize elle kapatılmalı, üstten müsade alınmalı, eğer devam edin derse edilmeli, bir şey demezse, karşı tarafa “ben sizi biraz sonra ararım” diyerek telefonu kapatmalısınız. Bu konuda yapılan hata üst odaya girdiği halde konuşan astın, hiçbir şey olmamış gibi telefonla konuşmaya devam etmesidir ki, saygılı bir davranış değildir. Çok önemli bir konuşma yapılıyorsa bu husus üste ifade edilmelidir. Bu durumda üst size mutlaka konuşmanıza devam etmeniz için izin verecektir.

• Üst telefonla görüşürken odasına girilmemelidir.

• Makamca üst olanın odasına bir arz için girildiğinde ve o anda üste bir telefon geldiyse, belki özel bir konu konuşabilir düşüncesiyle, odayı terk edip komutanı rahatlatmak gerekir. Eğer komutan çıkmanızı istemiyorsa size bunu söyleyecek veya işaret edecektir.

• Büronuzda birkaç telefon varsa ve siz onlardan biriyle konuşurken diğer telefon da çalarsa, onu da kaldırıp, hiçbir şey demeden, birinci telefonla konuşmaya devam etmek uygun değildir. Bunun iki nedeni vardır; birincisi arayanı gereksiz yere bekletmek ve konuşulanları dinletmektir. İkincisi ise arayan şahsın kim olduğunu bilmeden bekletmektir. Beklettiğiniz şahıs sizden büyük birisi olabilir, bu durumda büyük bir hata işlenmiş olur. Böyle durumlarda ya ikinci çalan telefon, çalsa dahi hiç açılmamalı veya açılıp kim olduğunu öğrendikten sonra, kimin bekletileceğine ona göre karar verilmelidir.

• Astlar aynı binada olan ve arada makamca farkı fazla olan üstlerini telefonla aramamalı, bizzat odasına giderek arzını yapmalıdır. (Çok acil ve önemli durumlar hariç)

• Sekreterler aracılığı ile yapılan telefon görüşmelerinde, telefona önce ast veya küçük olan çıkar. Büyük küçüğe bağlanması için telefonda bekletilmez. Özellikle santral kanalıyla yapılan görüşmelerde, santral ilgililerinin kibar, saygılı ve yüksek bir görev anlayışı içinde davranmaları, o kurumun saygınlığı açısından hayati öneme haizdir. Bu hususlar ilgililer tarafından titizlikle kontrol edilmelidir.

• Civarda bulunan emekli personelin belirli periyotlarla aranarak hatırlarının sorulması bir kadirşinaslık örneği olduğu kadar, onları da çok mutlu edecek bir davranıştır.

• Bir ast bir üstü ile telefonla görüşürken, eğer yanında radyo çalıyorsa, sesini hemen kısmalı, evdeki küçük çoçukların bağrışmaları önlenmelidir. Keza ağızda bir şey varken, çiğnerken, yemek yerken telefonla görüşülmesi üslere karşı büyük bir saygısızlıktır.

• - Telefonda üst ve amirlerin konuşmalarını dinleme pozisyonunda iken astlar “hı hı” gibi sözcükler kullanmamalı, “Evet, evet müdürüm” gibi sözcükler ile kendisini dinlemeye devam etmelidirler.

• Üstünüz sizi aramışsa, kendisine telefon etmeden önce niçin aramış olabileceğini tahmin etmeye çalışarak hazırlıklı olarak telefon ediniz.

• - Evinizde aile efradınızın yapacağı görüşmelerde de nezaket esas alınmalıdır. Mümkün olduğu ölçüde telefon çalınca “alo, evet” tabirleri kullanılmamalı, bunun yerine “Ben Sevda SELİM”, “Ben Ahmet KAN” gibi kendini tanıtıcı ifadeler tercih edilmelidir. Ailenin kız ve erkek çocuklarının sesleri ekseriya anne ve babalarının sesine benzediğinden, kendilerini tanıtmadıkları durumlarda konuşurken karışıklık meydana gelmektedir.